Verschnaufpause im Tagungsverkauf?

Erst war Flaute, dann Flut. Viele in der Branche haben erlebt, dass viele Anfragen innerhalb kurzer Zeit im Veranstaltungsbüro eingehen. Es ist zu erwarten, dass es wieder so kommt. Ein Strategiewechsel im Tagungsverkauf könnte sich lohnen. Aber wie?

Womit haben wir uns die letzten Monate schwergetan?

Erstmal überlegen und hinterfragen: Was hat uns Zeit gekostet, was hat uns aufgehalten? Die hohe Anzahl der Anfragen? Ungeschulte Mitarbeitende, die sich schwer tun, Angebote zu schreiben? Aufwändige Gast-Kommunikation? Jeder kennt unkonkrete Anfragen und das darauffolgende E-Mail Ping-Pong. In Zeiten der Anfrageflut kostet das viel Zeit… Oder ist uns die Kalkulation schwer gefallen? Der Mindestabstand hat das Kalkulieren wirtschaftlicher Angebote nicht gerade einfacher gemacht.

Wie geht man künftig mit der Anfragenflut um?

Der Tagungsverkauf sollte so einfach wie möglich gestaltet werden, um in der Situation vieler Anfragen zur gleichen Zeit effizient zu funktionieren. Buchungsautomatisierung kann eine Lösung sein. Du bietest den Buchenden an, sich Ihr Angebot selbst auf deiner Homepage zusammenzustellen. So bekommst du gleich konkrete Anfragen oder Buchungen, kannst aber auch daraufhin besser und schneller beraten. Die Buchenden verkürzen sich so vor allem selbst Ihre Wartezeit, da sie selbst aktiv werden können.

Angebotsprozess vereinfachen und beschleunigen, aber wie?

Zum einen verknüpfst du Anfrage und Angebotserstellung schon mal, wenn du Buchungsautomatisierung nutzt. Aus zwei Schritten wird so einer – ohne dass du damit Arbeit hast. Wenn du die Buchungsstrecke für den internen Verkauf benutzt, können z.B. auch Empfangsmitarbeitende Angebote damit zusammenstellen. Die Kalkulation kann im Hintergrund automatisiert ablaufen. Für die Angebotserstellung ist damit die „Umgebung“ für die Mitarbeitenden festgelegt.
Booking Engine für Tagungsräume

Wie schaffen wir es, schnell und wirtschaftlich zu kalkulieren?

In Zeiten von Mindestabständen und steigenden Personalkosten wird eine genau Kalkulation immer wichtiger, zugleich aber komplizierter. Wie soll man dafür auch noch Zeit aufbringen? Automatisierung ist die naheliegende Lösung: In Abhängigkeit von der Anfrage kann der Preis von einem System zuverlässig berechnet werden. Die Mechanismen bestimmst du. Wenn die Regeln einmal definiert sind, können sowohl Verkaufsmitarbeiter*innen als auch Bucher*innen automatisiert ein Angebot erstellen.

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BEITRAG

Tagungsgeschäft: Sprint-Duell mit Booking & Co?
OTAs ermöglichten die Online-Buchung von Hotelzimmern als Erste – gegen Provision, die das Hotel zahlt. Ein Modell, das rapide gewachsen ist. Schon 2015 haben OTAs die klassischen Kanäle Telefon und E-Mail bei den Zimmerbuchungen überholt. Warum? Online zu buchen, ist besonders bequem und wenig zeitaufwändig für den Gast.

5 HÜRDEN IN ALLER KÖPFE...

Tagungen online buchen wird sich nicht durchsetzen.
Kunden können mit flexiblen Tagungs-Preisen nicht umgehen.
Online mache ich meine Preispolitik gläsern.

Über Annahme und Absage von Veranstaltungen entscheidet viel Berufserfahrung.

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