Das sind Wir!

MiceRate ist ein StartUp, das aus der Praxis heraus entstanden ist. Komplizierte Anfrageprozesse, E-Mail Ping Pong und lange Optionsbuchungen sollen der Vergangenheit angehören. Wir haben uns zur Aufgabe gemacht, den Verkauf von Tagungen effizienter zu gestalten und zukunftsorientiert auszurichten.

Längst sind Yield Management und flexible, tagesaktuelle Preise im Rooms-Bereich selbstverständlich. Der Verkauf von Tagungsräumen ist deutlich komplexer. Es gehören mehr Kriterien zu der Entscheidung dazu, ob eine Anfrage angenommen wird oder nicht. Viel mehr Faktoren haben Einfluss auf den Preis. Gleichzeitig alle Faktoren zu berücksichtigen, ist kompliziert und kostet viel Zeit. In unserem Tool werden diese Einstellungen gebündelt und technisch zur Anwendung gebracht.

Wir kommen aus der Hotellerie und haben uns zur Aufgabe gemacht, diese Problematik durch eine Software zu lösen und das Potenzial der flexiblen Preisgestaltung im Tagungsbereich anzugehen.

Gerhard Wasem

Was für Hotelzimmer gut funktioniert, muss doch auch für Tagungsveranstaltungen möglich sein?! Von Hoteldirektor Lutz Frey beauftragt, war es Gerhards Aufgabe im Atrium Hotel Mainz, die Tagungspreise zu flexibilisieren. Die ersten Ideen, welche Faktoren den Preis einer Tagung beeinflussen sollten, mündeten in einer Excel-Tabelle. Bis diese hakte.

„Wenn ich morgens zur Arbeit gekommen bin, habe ich zuallererst meine Excel-Tabelle mit den Preisen geöffnet. Und dann erstmal Kaffee holen. Mit viel Glück war die Tabelle bis dahin geöffnet.“ – Gerhards jüngeres Ich, hochmotiviert, damals noch Student.

Im Laufe der Zeit verfeinerte er die Preismechanismen immer weiter. „Wir hätten nicht gedacht, dass wir es so weit treiben.“ Schließlich entwickelt er einen Preis-Algorithmus, der tagesaktuelle Tagungspreise berechnet.

 „Wenn man das jedoch ernsthaft und durchdacht umsetzen möchte, kommt man um eine gewisse Automatisierung und Standardisierung nicht umher“, stellte er im Laufe der Zeit fest. Als Resultat wurde das Revenue Management Tool um eine Online-Buchungsmaschine und einen Angebotsgenerator ergänzt.

Weiter ermutigt und unterstützt von Lutz, war der nächste Schritt für Gerhard klar: Die Tools sollen auch von anderen Hotels und Eventlocations genutzt werden können. Nach dem Studium wird er Geschäftsführer im Familienbetrieb, der Veranstaltungslocation im Wasem Kloster Engelthal – und gründet MiceRate. Die Tools von MiceRate gehen während der Pandemie an den Start.

„Durch die zwei Jahre, in denen kaum Hochzeiten stattfinden konnten, treffen viele, viele Anfragen auf eine begrenzte Zahl an Terminen – daher yielden wir jetzt auch unsere Hochzeitspreise“
– Gerhard, immer noch hochmotiviert, Gründer von MiceRate.

Familie Wasem

Willkommen bei Familie Wasem.
Gerhards ältere Brüder, Philipp und Julius, führen gemeinsam mit Papa Holger das Weingut. Mama Karin leitet die Gastronomie und versorgt die Mitarbeitenden mit ihrem weltklasse leckeren Mittagessen. Ein vierköpfiges Team im Veranstaltungsbüro plant von Tagung bis Traumhochzeit die Veranstaltungen im Wasem Kloster Engelthal.

Anna Kilian

Ihr Professor ist nicht ganz unschuldig daran, dass Sie den Weg nach Ingelheim zu den Wasems gefunden hat. Sie hat ebenfalls an der DHBW Ravensburg studiert – und von dort ihre Begeisterung für MICE Revenue Management mitgebracht. Die gelernte Hotelfachfrau und studierte Betriebswirtin ist Gerhards Assistenz.

Lutz Frey

Gerhards ehemaliger Chef war und ist einer seiner größten Unterstützer. Als Direktor eines großes Tagungshotels hat er den Anstoß gegeben, sich mit der Dynamisierung der Tagungspreise zu beschäftigen. „Wir sind als Tagungshotel mit rund 2.000 qm und 22 Räumen darauf angewiesen, unseren Erlös im Veranstaltungsbereich konstant im Blick zu haben“, erklärt Lutz Frey, „Dazu leistet das Tool von MiceRate einen wertvollen Beitrag.“

Familie Wasem

Willkommen bei Familie Wasem.
Gerhards ältere Brüder, Philipp und Julius, führen gemeinsam mit Papa Holger das Weingut. Mama Karin leitet die Gastronomie und versorgt die Mitarbeitenden mit ihrem weltklasse leckeren Mittagessen. Ein vierköpfiges Team im Veranstaltungsbüro plant von Tagung bis Traumhochzeit die Veranstaltungen im Wasem Kloster Engelthal.

Anna Kilian

Ihr Professor ist nicht ganz unschuldig daran, dass Sie den Weg nach Ingelheim zu den Wasems gefunden hat. Sie hat ebenfalls an der DHBW Ravensburg studiert – und von dort ihre Begeisterung für MICE Revenue Management mitgebracht. Die gelernte Hotelfachfrau und studierte Betriebswirtin ist Gerhards Assistenz.

Lutz Frey

Gerhards ehemaliger Chef war und ist einer seiner größten Unterstützer. Als Direktor eines großes Tagungshotels hat er den Anstoß gegeben, sich mit der Dynamisierung der Tagungspreise zu beschäftigen. „Wir sind als Tagungshotel mit rund 2.000 qm und 22 Räumen darauf angewiesen, unseren Erlös im Veranstaltungsbereich konstant im Blick zu haben“, erklärt Lutz Frey, „Dazu leistet das Tool von MiceRate einen wertvollen Beitrag.“

Hannah Öhrlein

Wen Gerhard als Inputgeberin zur Produktentwicklung besonders schätzt, ist Hannah. Sie ist in einer großen Eventlocation tätig. Die beiden haben sich während des Studiums von 2013 bis 2016 an der DHBW Ravensburg kennengelernt.

Judith Schimm

Wenn Gerhard mal nicht vor Ort im Büro ist, sitzt er im Home-Office direkt neben seiner Social-Media- und Marketing-Expertin, Judith. Mit Freundin Judith teilt er sich außerdem das „Sorgerecht“ für Oscar.

Oskar

The Oscar goes to… the person with the best Leckerli. „Home-Office ist nicht sein Ding. Lieber hat er die Action im Büro, wo er mit mir gemeinsam für den Bereich HR verantwortlich ist“, erklärt Gerhard.

Hannah Öhrlein

Wen Gerhard als Inputgeberin zur Produktentwicklung besonders schätzt, ist Hannah. Sie ist in einer großen Eventlocation tätig. Die beiden haben sich während des Studiums von 2013 bis 2016 an der DHBW Ravensburg kennengelernt.

Judith Schimm

Wenn Gerhard mal nicht vor Ort im Büro ist, sitzt er im Home-Office direkt neben seiner Social-Media- und Marketing-Expertin, Judith. Mit Freundin Judith teilt er sich außerdem das „Sorgerecht“ für Oscar.

Oskar

The Oscar goes to… the person with the best Leckerli. „Home-Office ist nicht sein Ding. Lieber hat er die Action im Büro, wo er mit mir gemeinsam für den Bereich HR verantwortlich ist“, erklärt Gerhard.

VISION

Hotels & Eventlocations einen innovativen, effizienten und etragsoptimiertren MICE-Verkauf ermöglichen.

Revenue Management und Instant-Booking im Tagungsbereich – wie es für Hotelzimmer längst selbstverständlich ist

UNSERE MISSION

MiceRate ist keine Meta-Suchmaschine, kein Buchungsportal und gewiss nicht nur irgendeine IBE.

Wir machen Revenue Management im Tagungsverkauf – und gehen damit ein Thema an, dessen (Umsatz-)Potenzial von der Hotellerie und Eventlocations bisher unterschätzt wird.

Wir & unsere Tools helfen bei der zukunftsorientierten Ausrichtung interner Verkaufsprozosse und der Umsetzung dynamischer Preisgestaltung im Tagungsbereich. Auf diese Weise tragen wir zur Steigerung des Erlös unserer Kunden bei.

FAQ

...hier findet Ihr die meist gestellten Fragen!
Es hätte keine Pandemie gebraucht – der Wettbewerb für Tagungshotels und Eventlocations wird zunehmend intensiver. Wir sind davon überzeugt, dass flexible Preise wie bei Hotelzimmern auch für Tagungen riesiges Potenzial haben: aktives Ertragsmanagement zur langfristigen Steigerung des Erlös.

Aber eins kannst du uns glauben: Flexible Tagungspreise machen keinen Spaß, wenn man mit einer großen Excel-Tabelle kämpft. Stimmt’s Gerhard? „Wenn ich morgens zur Arbeit gekommen bin, habe ich zu allererst meine Excel-Tabelle mit den Preisen geöffnet. Und dann erstmal Kaffee holen. Mit viel Glück war die Tabelle bis dahin geöffnet.“ – Gerhards jüngeres Ich, hochmotiviert, damals noch Student

Und ohne Buchungsautomatisierung macht Yielding ebenfalls nur halb so viel Spaß. Das wirst du merken, wenn du deinen Mitarbeitenden im Veranstaltungsbüro deinen 4. genialen Einfall zu Preiseinflussfaktoren erklären willst – spätestens dann schaust du in fragende Gesichter. Stimmt’s Gerhard?

„Okay, also solltest du (wie wir) das Potenzial flexibler Preise feiern – nimm dir lieber gleich ein vernünftiges Tool dafür.“ – Gerhard, immer noch hochmotiviert, Gründer von MiceRate
Du kannst (endlich) flexible Preise in deinem Tagungsbereich technisch umsetzen. Die/der ein oder die andere spielt vielleicht schon länger mit dem strategischen Gedanken und fragte sich bisher, wie er/sie es doch nur umsetzen solle. Andere fragen sich jetzt vielleicht: Brauche ich flexible Preise für Tagungen? Ja, schau mal.

Mithilfe unseres Tools kannst du deine Preise so flexibel machen, wie du sie haben möchtest: von der Anwendung weniger Preismechanismen bis hin zu tagesaktuellen Preisen – in dem Spektrum alles machbar. Dabei musst dir künftig über die Kalkulation keinen Kopf mehr machen, denn das System kalkuliert bei jeder Anfrage live mit.

Aktuell (und da sind wir auch ein bisschen stolz drauf) sind wir das einzige Team, das sogar tagesaktuelle Raten für Tagungen mit unserem selbst entwickelten Algorithmus umsetzen kann. Übrigens kommt unser Algorithmus nicht durcheinander, wenn Situationen, wie die besagte Pandemie eintreten. Die Struktur der Daten im Hintergrund macht’s möglich.

Was die strategische Seite angeht: Wir stehen auch gerne beratend an deiner Seite, wenn du bisher wenig Erfahrung mit flexiblen Preisen hast oder deine Ideen erst nach und nach umsetzen möchtest. Hier kannst du dich gerne unverbindlich mit uns austauschen.

Wusstest du, dass sich MiceRate auch bestens für den Verkauf von Co-Working Spaces eignet?
Oh no! Wir sind nämlich kein Buchungsportal, kein Vermittler oder ähnliches – deshalb zahlst du auch keine Provision an uns. Du bekommst von uns ein individuell konfiguriertes Tool als White-Label Lösung für die Homepage, also „dein“ MiceRate, zur Verfügung gestellt. Du zahlst für die laufende Nutzung des Tools. Es kostet dich also nicht mehr, wenn du mehr Buchungen über das Tool generierst. Da wir selbst aus der Branche kommen, wissen wir nur zu gut, dass du gerade jetzt kein „finanzielles Risiko“ brauchen kannst. Achtung, jetzt folgen Schwabentipps*!
  • Schau mal in unsere Zahlungsmodalitäten, denn du kannst dir auch ein bisschen was sparen, wenn du für die jährliche Nutzung zahlst.
  • Setz dich doch mit uns in Verbindung – dann sprechen wir gerne über eine kostenfreie und unverbindliche Testphase.
Ob sich MiceRate für dich lohnt? Du kennst dein Tagungsgeschäft am besten – wie viel Umsatzpotenzial steckt denn darin? … Wie? Du weißt es gar nicht so genau? *Sind wohl Spätfolgen des Studiums… Gerhard & Anna haben beide drei Jahre im „Ländle“ studiert, an der DHBW Ravensburg, BWL mit Schwerpunkt Hotellerie- und Gastronomiemanagement.
„Dito“, denkt sich Anna. Während Gerhard mit seiner Smart Watch sogar Parktickets bezahlt, klappern bei ihr die Münzen im Geldbeutel… Spaß bei Seite.

Klar ist MiceRate Technologie pur. Aber das heißt ja noch lange nicht, dass die Anwendung kompliziert ist. Wir haben von Anfang an darauf geachtet, dass du und deine Mitarbeitenden sich schnell und einfach bei uns zurecht finden – und deine Kunden, wenn sie die die Buchungsstrecke nutzen, natürlich auch.

Wir übernehmen gerne die initialen Einstellungen für dich, damit das Onboarding dir so wenig Arbeit wie möglich macht. Dennoch: Wir möchten dir nicht dein Tool in die Hand drücken – und viel Spaß damit. Damit dein Team im Veranstaltungsverkauf und MiceRate gut zusammenarbeiten, schulen wir euch auf die Anwendung: in 60 Minuten.

Falls du doch irgendwann mal das Internet gelöscht hast, ruf einfach bei Niels an oder schreib ihm doch. Er hilft dir in Anwendungsfragen jederzeit gerne weiter. 😊
Eigentlich nicht viele! Der Großteil unserer Funktionen sind ziemlich leicht schnell benutzbar, wenn du im Veranstaltungsbüro ein Endgerät mit Internet zur Verfügung hast. 😊

Damit du den Algorithmus von MiceRate nutzen kannst, solltest du sicherstellen können, dass der ständig mit Daten gefüttert wird. Am einfachsten funktioniert das, wenn eine Schnittstelle zu deinem PMS vorhanden ist. Da wir aber aktuell noch nicht an alle PMS-Anbieter angebunden sind, finden wir mit dir gemeinsam gerne eine Work-Around-Lösung, wie wir den Algorithmus füttern können.

Ihr verwaltet eure Tagungskapazitäten händisch, die Rechnungsstellung und Zimmerkapazitäten managt ihr im PMS? Mit MiceRate könnt ihr auch ohne Bankett-Modul eures PMS flexible Preise umsetzen und euren Verkauf abwickeln.

Bitte beachte, dass die automatisierte Direktbuchung von Tagungen über deine Homepage das Einzige ist, das wir nur mit two-way-Schnittstelle ermöglichen können. Sprich bei deinem PMS-Anbieter ruhig an, ob er dir die Möglichkeit geben möchte.

Bislang haben wir die Möglichkeit einer Anbindung mit Oracle Fidelio Suite 8, Bankett-Profi und EventTemple. Derzeit bauen wir eine Schnittstelle zu SiHot, Opera (Cloud) und Ibelsa auf. Darüber hinaus streben wir eine Anbindung an Protel an. Wir freuen uns darauf, bald mit diesen Partnern zusammenzuarbeiten, so dass vielleicht auch bald euer PMS angebunden ist.

Wie? Du magst nicht warten? Dein Hotel managt die Tagungen überhaupt nicht mit einem Bankett-Modul eures PMS? Dann erfahre hier, was ohne Schnittstelle bereits alles möglich ist.

Ja, das Atrium Hotel Mainz beispielsweise arbeitet bereits erfolgreich mit flexiblen Preisen – und hat es nie bereut. 😊 Hier kannst du dir gerne die Case Study runterladen und mehr über die Erfahrungen mit flexiblen Preisen nachlesen.

Wir sind eines der bisher sehr wenigen Tools für Yield Management im Tagungsbereich. Was bei Zimmern längst normal ist, verbreitet sich bei Tagungen gerade erst. Allerdings sind wir Praktiker*innen, unser Tool ist im Veranstaltungsbüro entstanden. Hinter den Überlegungen zu MiceRate, den Preismechanismen und dem Algorithmus steckt also Anwendungswissen und nicht nur Theorie.

Manchmal stecken wir ganz schön tief drin in der Materie, … deshalb haben wir bewusst auch mal die Perspektive gewechselt: Was sind denn die Hürden auf dem Weg zu flexiblen Preisen im Tagungsbereich?

Du kannst die Buchungsstrecke von MiceRate für den internen Verkauf nutzen und/oder deinen Kunden anbieten, sich ihr Angebot bequem online selbst zu erstellen – damit sie nicht warten müssen, bis sie jemand zurückruft oder antwortet. Nochmal persönlich beraten kannst du hinterher immer noch.


Der eigentliche Zweck der Buchungsautomatisierung ist aber folgender: Zum einen solltest du auf jeden Fall deine Kunden bei dem ganzen Thema mitnehmen – und das geht nur mit Transparenz und der richtigen Kommunikation. Bei der Nutzung der Booking Engine sehen deine Kunden auf einen Blick, wo du besonders gefragt bist, aber auch, wo sie mal von einem preislichen Vorteil profitieren können. Ohje, „werde ich jetzt gläsern für meine Kunden und Mitbewerber?“ Nein, schau mal hier.


Willst du deine Tagungspreise flexibilisieren, kommst du nicht um einen gewissen Grad an Standardisierung und Automatisierung umher… Das wirst du merken, wenn du deinen Mitarbeitenden im Veranstaltungsbüro deinen 4. genialen Einfall zu Preiseinflussfaktoren erklären willst – spätestens dann schaust du in fragende Gesichter.

Nein, bei uns sitzen kein*e Revenue Manager*innen, die die Raten pflegen. Das würde im Büro nur den Platz wegnehmen, den wir für Oscar* brauchen. 😉
*unser Büro-Hund


Wer die maximale Flexibilität – tagesaktuelle Tagungspreise – umsetzen möchte, kann den Aufwand getrost unserem System überlassen: Der RateFinder analysiert die historischen Daten, prüft und fixiert auf deren Basis die Ankerraten für seinen „Counterpart“, den RateManager. Der wiederum gleicht das aktuelle Buchungsverhalten mit den Vorschlägen des RateFinders ab, passt an und steuert somit geschickt deine Tagungspreise.


Natürlich kannst du trotz aller Automatisierung auch manuell nachsteuern, wenn du das möchtest. Bitte beachte, dass diese beiden Funktionen eine fundierte Datenbasis brauchen. 

Hmm… Feste Raten, wenn du eigentlich flexible Tagungspreise haben möchtest…?


… Aber ja, wir kennen es selbst. Manche Firmen bestehen felsenfest auf Ihre fixen Raten. Du kannst deinen Local Companies über den Anfrageassistenten natürlich eure vereinbarten Raten anbieten, ohne dass sie vom System geyieldet werden. Recht bald wird es möglich sein, dass deine Firmenkunden Ihre Local Company Rates bereits bei der Anfrage bzw. Direktbuchung über deine Homepage bekommen können.


Kennst du das Konzept der Floating Company Rates? Auch deine Local Company Kunden können von den flexiblen Preisen profitieren. In unserem Wiki erfährst du mehr zu den Floating Company Rates. Achte auf die Kommunikation mit deinen Kunden – damit Sie die Vorteile der FCR auch erkennen.  

Nicht nur! Die Kapazitäten, die du mit MiceRate yielden und verkaufen kannst, gibt es ja auch bei Eventlocations.

Außerdem eignet sich MiceRate bestens für den Verkauf von Co-Working-Spaces. Es liegt doch auf der Hand! Die Arbeitsplätze sind ebenfalls (kleine) feststehende Flächen, für die es schwankende Nachfrage und deren Umsatz „verloren“ ist, wenn er nicht täglich realisiert wird.

Wir kommen zwar aus der Hotellerie und unser Tool ist im Veranstaltungsbüro entstanden, aber überleg doch mal, für wen macht Revenue Management noch Sinn?
Im Idealfall benutzen deine Kunden MiceRate als Buchungs- oder Anfragemedium auf deiner Homepage!

Die interne Benutzung hängt aber natürlich von deinem Team bzw. deiner Unternehmensstruktur ab. Du musst nicht extra eine* Revenue Manager*in einstellen, um mit MiceRate arbeiten zu können.

Gerade in kleineren Betrieben ist die Preisstrategie Sache der Geschäftsleitung oder dem Sales-Team: Du kannst im Tool Preismechanismen hinterlegen – oder je nach Bedarf den Algorithmus einsetzen. MiceRate gibt dir außerdem die Reports an die Hand, mit der du den Erfolg deiner Strategie regelmäßig kontrollieren kannst.

Die Mitarbeitenden im Veranstaltungskauf arbeiten eher praktisch als strategisch mit MiceRate, z.B. arbeiten Sie mit unserem Anfrageassistenten, passen bei Änderungen durch den Kunden Angebote an – aber ohne sich hierbei den Kopf über den Preis zu zerbrechen! Denn der kommt automatisch. Primär ist MiceRate aber auch dazu gedacht, deine Mitarbeitenden vom Verkaufsprozess zu entlasten, damit mehr Zeit für die Planung & Durchführung der Veranstaltungen bleibt!

Unsere Booking Tools sind eigentlich nur entstanden, weil wir so viele wilde Ideen hatten, wie wir was wann wie yielden möchten. Ohne Buchungsautomatisierung – keine Chance, das willst du gar nicht händisch ausrechnen… Das Ende vom Lied: eine Booking Engine für die Homepage und ein Anfrageassistent für die Mitarbeitenden im Veranstaltungsbüro.


Die Booking Engine für die Homepage finden wir besonders gut, weil die trackt, was in ihr passiert. Datenfutter für den Algorithmus. Außerdem: Wir (typisch Digital Natives) möchten Veranstaltungen in Zukunft selbst lieber bequem online zusammenstellen, anstatt auf den Rückruf zu warten. – Ja, wir wissen, dass längst noch nicht alle so digital unterwegs sind. Aber die Online-Anfrage oder Buchung ist schließlich nicht der Untergang des persönlichen Kontakts.


Unser Anfrageassistent ist für den „stationären“ Verkauf im Veranstaltungsbüro gedacht. Er erleichtert deinen Mitarbeitenden schon mal das Leben bei den (vielen) Anfragen, die telefonisch oder per E-Mail reinkommen: MiceRate übernimmt die komplette Preiskalkulation (natürlich nach deinen Vorgaben) während die Anfrage zusammengeklickt wird, das Angebot wird automatisiert erstellt und muss bloß noch verschickt werden.


Außerdem ist es mit unserem Anfrageassistenten sehr leicht, die UNC-Anfragen zu erfassen.

Tagungen zu verkaufen ist während besagter Pandemie gar nicht so easy. Erst war Flaute, dann Flut. Viele Anfragen kamen innerhalb kürzester Zeit im Veranstaltungsbüro an.


Ja, wir kennen das auch: Gäste, die hibbelig werden, weil man nicht mehr hinterherkommt mit E-Mails beantworten und Rückrufen. Viele fragen zudem völlig unkonkret an „Was kostet eine Tagung bei Ihnen?“ – und dann muss man erstmal nachfragen Wann? Was? Wie viele?
… Du schreibst viele Angebote, aber manchmal kommt am Ende im Verhältnis zum ganzen Aufwand nur wenig rum.


Der große Vorteil, wenn du Tagungen auf deiner Homepage anbietest: Die Gäste, die nicht warten möchten, können gleich selbst aktiv werden: sich informieren, konkret anfragen, vielleicht sogar buchen. Dir ist Beratung und persönlichen Kontakt zwischen Veranstaltungsbüro und Gast wichtig? – Na, das schließt ein digitaler Angebotsprozess nicht aus. Du hast dadurch eher wieder mehr Zeit für deine Gäste (vor Ort)!


MiceRate hat eine simpel gestaltete Buchungsstrecke, die deinen Kunden gleich die relevanten Informationen entlockt. Das Informieren und auch die Anfrage sind total bequem, fast wie bei Booking.com, nur das alles bei dir auf der Homepage passiert!


… Allerallerspätestens wenn die ersten Digital Natives (wie wir!) vermehrt für Unternehmen Tagungen buchen, solltest du darauf vorbereitet sein. Wir buchen nämlich lieber unkompliziert online.