State of the Art?

Stellt euch vor, ihr müsst nach zwei Jahren Home-Office für eure sieben Kolleginnen und Kollegen ein Zusammentreffen organisieren. Ein kleines Meeting bei dem es um die Strategie für nächstes Jahr gehen soll. Ihr trefft euch geografisch in der Mitte. Das Bahnticket bucht ihr in der App. Nach eurem Meeting möchtet ihr gemeinsam in ein neues Restaurant in der Stadt. Ihr seht, ein Tisch für sieben Personen ist dort noch zu haben, den reserviert ihr gleich online.

Fehlt nur noch der Seminarraum! Weil die meisten der Kolleg:inn:en schon Zimmer im Hotel direkt am Bahnhof reserviert haben, liegt es nahe, die Veranstaltung in diesem Hotel stattfinden zu lassen. Ihr geht auf die Homepage des Hotels und entdeckt die Seminarbroschüre. Es gibt zwölf Veranstaltungsräume. Die Pauschalen findet ihr auf Seite 21. Fündig geworden, schickt ihr eine E-Mail ins Veranstaltungsbüro des Hotels.

Ihr wartet nun schon seit drei Tagen auf eine Rückmeldung vom Hotel.

Warum?

Irgendwie erschreckend: 70% der RFPs bleiben unbeantwortet. (Quelle: Amadeus).

In den meisten Veranstaltungsbüros ist der Verkauf immer noch ein sehr manueller Prozess, der kaum automatisiert ist – und entsprechend zeitintensiv. Wenn viele Anfragen gleichzeitig im Veranstaltungsbüro eintreffen und sich sozusagen „die Arbeit häuft“, entstehen lange Wartezeiten für Kunden.

Entweder werden Kunden irgendwann hibbelig und melden sich erneut, meist wenn es um kurzfristige Anfragen geht – oder sie sehen schlimmstenfalls ganz von ihrer Anfrage ab.

Die Chance, das der Kunde das Angebot annimmt, steigt immens, wenn die Rückmeldung zügig erfolgt.

Ihr meldet euch nach drei Tagen telefonisch beim Hotel und merkt an, dass ihr nun seit drei Tagen auf eine Rückmeldung zu eurer Veranstaltungsanfrage wartet. Die freundliche Mitarbeiterin erklärt euch, dass gerade viel los ist und leider jemand im Team erkrankt sei. Sie bietet an, sofort die Verfügbarkeit zu prüfen. „Leider haben wir keinen Raum mehr frei, wir haben eine Großveranstaltung und sind komplett ausgebucht“, lautet das Resultat der Anfrage.

Wenn ihr das früher gewusst hättet, hättet ihr euch längst nach einem anderen Seminarraum umgesehen… Jetzt seid ihr unter Druck, schnell ein anderes Hotel zu finden, um die Planung endlich abschließen zu können. Eure gute Erziehung hält euch davon ab, den Frust sofort loszuwerden.

Diese Situation spielt sich tagtäglich ab – und ist nicht nur für Kunden ärgerlich, sondern auch für die Menschen, die im Veranstaltungsbüro arbeiten.

In den Zeiten, in denen sich die Nachfrage häuft, muss vielen Anfragen eine Absage erteilt werden, da keine Kapazität mehr verfügbar ist. Das Absagen nimmt viel zu viel Zeit in Anspruch, die besser genutzt werden könnte.

Zeit, dass sich der Online Vertrieb von Veranstaltungen durchsetzt!

Ein Veranstaltungsverkauf, der online zielgerichtet über Verfügbarkeiten und Preise informiert und die Möglichkeit bietet, eine Anfrage loszuschicken oder direkt zu buchen, stellt eine Win-Win Situation für Kunden und Mitarbeitende dar.

Kunden erfahren, unabhängig von der Besetzung des Veranstaltungsbüros, wann es Verfügbarkeiten gibt, was die Veranstaltung kosten wird und haben zugleich die Möglichkeit, diese zielgerichtet zumindest anzufragen. Mitarbeitenden wird das leidige Absagen schreiben erspart und sie erhalten zielgerichtete Anfragen, ohne weitere Details aufwändig abfragen zu müssen.

Hier geht’s zum Beitrag „Sprintduell mit den OTA’s“.

Welche Rolle spielt Revenue Management dabei?

Obwohl es möglich wäre, hat sich die Direktbuchung gegenüber der Anfrage auf der Kundenseite aktuell noch nicht durchgesetzt. Es lohnt sich dennoch, dem folgenden Aspekt bereits jetzt Beachtung zu schenken: Wenn Veranstaltungskapazitäten online frei zugänglich angeboten werden, muss sichergestellt sein, kein unattraktives Geschäft ins Haus zu holen.

In einem manuellen Verkaufsprozess sind es die Mitarbeitenden, die die Anfragen erst prüfen und die Kapazitätsvergabe sinnvoll koordinieren, bevor ein Angebot erstellt wird. Diese Instanz entfällt, wenn Veranstaltungskapazitäten online für jeden zugänglich sind. Ein Revenue Management System, welches die Anfragen bewertet und Kapazitäten restriktiv anbietet, ist die Lösung.

Ihr möchtet euren Veranstaltungsverkauf endlich zeitgemäß gestalten? Erleichtert euren Kunden und euren Mitarbeitenden den gesamten Prozess mit MiceRate. Und stellt sicher, dass eure Veranstaltungsfläche auch online sinnvoll verkauft wird.

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