Der Verkauf von Tagungs- und Meetingräumen im digitalen Zeitalter

Herausforderungen, Möglichkeiten und ein Blick in die Zukunft 

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Der Verkauf von Tagungen und Meetings befindet sich im Wandel. Dies ist längst überflüssig, um überholte Strukturen dem digitalen Zeitalter und den Erwartungen der Kunden anzupassen. Für Hotelzimmer ist es bereits „normal“ geworden, zu unterschiedlichen Preisen zu buchen und dies natürlich online. Telefonische Reservierungen sind in den Hintergrund gerückt. Eine Buchung muss vor allem schnell und unkompliziert möglich sein. Dabei ist es von Vorteil, dass die Buchungstrecke nutzerfreundlich gestaltet und mit sinnvollen Informationen und Bildern gefüllt werden kann. Das bietet vor allem Möglichkeiten für flexible Preisstrukturen und Zusatzverkäufe.
Aber warum konnte sich das im MICE Verkauf bisher nicht durchsetzen? Hier wird bisher überwiegend noch telefonisch reserviert. Fortschrittliche Hotels arbeiten immerhin mit Kontaktformularen auf der eigenen Homepage. Andere bieten Ihre Kapazitäten über Portale an, an die hohe Provisionen gezahlt werden müssen.
Die Antwort lautet, dass der Verkauf von Tagungsräumen deutlich komplizierter ist, als der Verkauf von Hotelzimmern. Der optimale Verkauf der begrenzten Kapazitäten ist sensibel und bedarf vieler Faktoren, die berücksichtigt werden müssen. Nicht zuletzt, weil das Buchungsvolumen in der Regel deutlich größer ist, als bei einzelnen Zimmerbuchungen. Hinzu kommt, dass Tagungen im besten Fall auch die Zimmerauslastung steigern sollen. Der Hotelier oder die Mitarbeiter im Veranstaltungsbüro wägen auf Basis langjähriger Erfahrung und der aktuellen Buchungslage ab, welche Anfragen zu welchen Konditionen angeboten werden können oder abgelehnt werden.
Aber das kostet Zeit und dauert für den Buchenden zu lange. Im heutigen digitalen Zeitalter ist Transparenz und Geschwindigkeit entscheidend. Angebote in Echtzeit, wie es bei Hotelzimmern lägst der Standard ist, sind die Zukunft. Für die Hotels bedeutet das zunächst eine Umstellung und ein effektives Change Management. Langfristig bedeutet dies jedoch Effizienz im Verkauf, deutlich weniger Personalaufwand und zeitgemäße Strukturen. Auslastungen und Erträge können gesteuert werden. Buchungsschwache Zeiträume werden mit einer höheren Conversion Rate belebt und an nachfragestarken Tagen die maximale Zahlungsbereitschaft abgeschöpft.
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MICE News
Gerhard Wasem

Neue Preisstrukturen im MICE

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